Prototypage d’une zone d’affichage hybride et conviviale
Nom du centre social ou du territoire de projet qui propose cette ressource
MJC Centre social La Maison - Tourcoing
Type de ressource
- Jeu ou méthode d'animation
Etat d'avancement de la ressource
- Prête à l'emploi
Thématique(s)
- Accueil et orientation des publics
- Communication, collaboration et gouvernance
Publics concernés
- Lycéen.ne.s
- Parents et familles
- Professionnel.le.s
- Acteurs et partenaires du territoire
Courte description
Le concept : Création d'un tableau d’affichage mixant numérique et “physique” qui agrège les informations importantes et les actualités du centre et de ses partenaires, avec pour objectif une diffusion fluide et conviviale des actualités et des activités du centre social pour en favoriser une bonne appropriation par les habitants.
Cet outil est un objet flexible et modulaire :
● L’information change souvent et doit pouvoir être remplacée facilement ;
● L'espace dans lequel se trouve ce tableau est un espace mixte de réception, d'accueil, de convivialité et d’exposition, le tableau est donc déplaçable et transportable facilement ;
Il comprend des modules d’informations adaptés :
● Une zone interactive numérique : les informations habituelles défilent sur l’écran ;
● Une zone institutionnelle réservée aux partenaires avec un affichage possible et une boite à flyer ;
● Une zone papier avec des prospectus en libre accès ;
● Une zone réservée aux habitants leur permettant de remplir les formulaires d’inscription sur une tablette
Cet outil est un objet flexible et modulaire :
● L’information change souvent et doit pouvoir être remplacée facilement ;
● L'espace dans lequel se trouve ce tableau est un espace mixte de réception, d'accueil, de convivialité et d’exposition, le tableau est donc déplaçable et transportable facilement ;
Il comprend des modules d’informations adaptés :
● Une zone interactive numérique : les informations habituelles défilent sur l’écran ;
● Une zone institutionnelle réservée aux partenaires avec un affichage possible et une boite à flyer ;
● Une zone papier avec des prospectus en libre accès ;
● Une zone réservée aux habitants leur permettant de remplir les formulaires d’inscription sur une tablette
Les besoins
Besoins :
- Repenser l'accueil du centre social afin d’améliorer le parcours utilisateur (attente, informations, réalisation des démarches)
- Améliorer la communication du centre social et la transmission des informations aux publics
- Développer un espace collaboratif et participatif au sein de l'accueil
- Repenser l'accueil du centre social afin d’améliorer le parcours utilisateur (attente, informations, réalisation des démarches)
- Améliorer la communication du centre social et la transmission des informations aux publics
- Développer un espace collaboratif et participatif au sein de l'accueil
Les étapes clés
Etapes Clés :
Pré diagnostic interne - Entretiens qualitatifs auprès de salariés de la structure
Des entretiens ont été menés auprès des salariés et du directeur de la Maison MJC centre social, plusieurs problématiques vécues par les habitants ont été citées à plusieurs reprises : la question de l’accueil, la question du maintien du lien social et la question du télétravail.
La question de l’accueil a été approfondie et des besoins ont émergé :
• Penser de nouvelles modalités d’accueil en réfléchissant au parcours utilisateur
• Réinterroger les espaces de l’accueil au sein du centre social qui sont utilisés pour accueillir les habitants (halls d’accueil, bornes, comptoirs, etc.)
Immersion terrain - Identification des besoins par le biais d’un diagnostic de territoire
Lors d’une immersion terrain au sein des différents quartiers de Tourcoing et de Roubaix, nous avons identifié les besoins récurrents des habitants via des échanges approfondis/interviews/témoignages à partir de questionnaires.
A l’issue de leurs analyses, plusieurs constats et besoins se sont dégagées (notamment en ce qui concerne plus spécifiquement l’accueil) :
L’importance pour le public de se sentir bien accueilli dans les centres sociaux
La nécessité de réfléchir à une évolution de l’accueil physique des centres sociaux
Cette évolution concerne à la fois le métier de l’accueil (qui pourrait évoluer pour être davantage tourné vers la médiation et l'orientation) et l’espace de l’accueil en tant que tel.
Explorer la place que le numérique pourrait avoir dans ces transformations et le “dialogue” qui pourrait s’opérer entre la personne en charge de l’accueil, l’espace physique et les outils numériques.
Ces constats et besoins ont suscité plusieurs interrogations :
Quelles transformations envisager pour faire évoluer les manières d’accueillir le public dans les locaux du centre social afin de répondre aux attentes et aux usages des habitants ?
Comment le numérique vient appuyer ces transformations ?
3. Focus Group avec les habitants et atelier collaboratif avec les salariés
A la suite, nous avons donc réalisé un focus group avec les habitants de la MJC Centre social La Maison afin d’approfondir la thématique de l’accueil au sein de la structure.
Ensemble, les participantes ont réfléchi aux améliorations possibles des modalités d’accueil, de gestion des flux et de l’information.
Durant cet atelier, le groupe a mené une réflexion en deux temps :
1. Temps de visite et analyse critique de l'espace d’accueil (identification des points forts et points faibles).
2. Temps de recueil des bonnes pratiques d’accueil et proposition d’un parcours utilisateur idéal inspiré de la dématérialisation de certaines fonctions d’accueil.
Les points faibles identifiés concernent :
● L’espace d’attente situé à l’accueil n’est pas investi par les usagers.
● Alors que les espaces d’accueil ont été identifiés par les participants comme un véritable espace de vie et d’information qu’il faut faire vivre.
● Un enjeu d’animation est évoqué ainsi qu’une aide à la gestion des flux.
Le groupe a identifié des leviers d’actions pour fluidifier la réception et l’orientation du public et améliorer la gestion de l’information notamment en repensant l’espace d’attente du centre social.
A la suite un atelier collaboratif a été effectué avec les agents d’accueil de la MJC Centre social la Maison. En réponse aux propositions faites par les habitants, les salariés ont imaginé une zone d’accueil répondant à ces enjeux d’animation d’accès à l'information.
Formalisation de la solution
Synthèse de la problématique à laquelle pourrait répondre Centres sociaux connectés :
Capitaliser sur les bonnes pratiques numériques et les articuler à des pratiques d’accueil physique pour gagner en efficacité et convivialité.
L’objectif a donc été de formaliser une zone située à l’accueil du centre social qui permet de :
Renforcer l’accueil physique, le faire vivre et gérer la multiplicité des usages (attente, information, réalisation de démarches)
Fluidifier le flux et l’accès à l’information
En formalisant notamment un outil qui permette de trouver un point d’équilibre entre accueil physique et accueil numérique, convivialité et efficacité
A cet effet, les agents d'accueil ont proposé de créer une zone d’affichage hybride (physique et numérique) qui permettrait de diffuser les informations et de permettre au public d’exprimer leurs besoins. Pour ce faire, les salariés ont :
● répertorié l’ensemble des informations à diffuser et les typologiser ;
● déterminé les formes de diffusion les plus adéquates (numérique, papier, dessin sur tableau blanc, etc.) pour chaque typologie d’information ;
● déterminé l'organisation actuelle sous-jacente à ces modalités de diffusion et envisager celle de demain ;
● et déduit des modules d’information pour la future zone d’affichage conviviale et précisé les fonctions nécessaires et la souplesse auxquelles le dispositif devra répondre.
Installation collaborative d’une première zone d'accueil test (format papier)
Une maquette collaborative a été installée afin de tester la pertinence des différentes rubriques et emplacements qui composent le tableau d’affichage et également de permettre au public de proposer leurs idées et suggestions.
Installation d’une exposition collaborative du panneau
L’exposition à pu être testé auprès des habitants et des salariés de la MJC La Maison et a fait l’objet de 1er retour.
Pré diagnostic interne - Entretiens qualitatifs auprès de salariés de la structure
Des entretiens ont été menés auprès des salariés et du directeur de la Maison MJC centre social, plusieurs problématiques vécues par les habitants ont été citées à plusieurs reprises : la question de l’accueil, la question du maintien du lien social et la question du télétravail.
La question de l’accueil a été approfondie et des besoins ont émergé :
• Penser de nouvelles modalités d’accueil en réfléchissant au parcours utilisateur
• Réinterroger les espaces de l’accueil au sein du centre social qui sont utilisés pour accueillir les habitants (halls d’accueil, bornes, comptoirs, etc.)
Immersion terrain - Identification des besoins par le biais d’un diagnostic de territoire
Lors d’une immersion terrain au sein des différents quartiers de Tourcoing et de Roubaix, nous avons identifié les besoins récurrents des habitants via des échanges approfondis/interviews/témoignages à partir de questionnaires.
A l’issue de leurs analyses, plusieurs constats et besoins se sont dégagées (notamment en ce qui concerne plus spécifiquement l’accueil) :
L’importance pour le public de se sentir bien accueilli dans les centres sociaux
La nécessité de réfléchir à une évolution de l’accueil physique des centres sociaux
Cette évolution concerne à la fois le métier de l’accueil (qui pourrait évoluer pour être davantage tourné vers la médiation et l'orientation) et l’espace de l’accueil en tant que tel.
Explorer la place que le numérique pourrait avoir dans ces transformations et le “dialogue” qui pourrait s’opérer entre la personne en charge de l’accueil, l’espace physique et les outils numériques.
Ces constats et besoins ont suscité plusieurs interrogations :
Quelles transformations envisager pour faire évoluer les manières d’accueillir le public dans les locaux du centre social afin de répondre aux attentes et aux usages des habitants ?
Comment le numérique vient appuyer ces transformations ?
3. Focus Group avec les habitants et atelier collaboratif avec les salariés
A la suite, nous avons donc réalisé un focus group avec les habitants de la MJC Centre social La Maison afin d’approfondir la thématique de l’accueil au sein de la structure.
Ensemble, les participantes ont réfléchi aux améliorations possibles des modalités d’accueil, de gestion des flux et de l’information.
Durant cet atelier, le groupe a mené une réflexion en deux temps :
1. Temps de visite et analyse critique de l'espace d’accueil (identification des points forts et points faibles).
2. Temps de recueil des bonnes pratiques d’accueil et proposition d’un parcours utilisateur idéal inspiré de la dématérialisation de certaines fonctions d’accueil.
Les points faibles identifiés concernent :
● L’espace d’attente situé à l’accueil n’est pas investi par les usagers.
● Alors que les espaces d’accueil ont été identifiés par les participants comme un véritable espace de vie et d’information qu’il faut faire vivre.
● Un enjeu d’animation est évoqué ainsi qu’une aide à la gestion des flux.
Le groupe a identifié des leviers d’actions pour fluidifier la réception et l’orientation du public et améliorer la gestion de l’information notamment en repensant l’espace d’attente du centre social.
A la suite un atelier collaboratif a été effectué avec les agents d’accueil de la MJC Centre social la Maison. En réponse aux propositions faites par les habitants, les salariés ont imaginé une zone d’accueil répondant à ces enjeux d’animation d’accès à l'information.
Formalisation de la solution
Synthèse de la problématique à laquelle pourrait répondre Centres sociaux connectés :
Capitaliser sur les bonnes pratiques numériques et les articuler à des pratiques d’accueil physique pour gagner en efficacité et convivialité.
L’objectif a donc été de formaliser une zone située à l’accueil du centre social qui permet de :
Renforcer l’accueil physique, le faire vivre et gérer la multiplicité des usages (attente, information, réalisation de démarches)
Fluidifier le flux et l’accès à l’information
En formalisant notamment un outil qui permette de trouver un point d’équilibre entre accueil physique et accueil numérique, convivialité et efficacité
A cet effet, les agents d'accueil ont proposé de créer une zone d’affichage hybride (physique et numérique) qui permettrait de diffuser les informations et de permettre au public d’exprimer leurs besoins. Pour ce faire, les salariés ont :
● répertorié l’ensemble des informations à diffuser et les typologiser ;
● déterminé les formes de diffusion les plus adéquates (numérique, papier, dessin sur tableau blanc, etc.) pour chaque typologie d’information ;
● déterminé l'organisation actuelle sous-jacente à ces modalités de diffusion et envisager celle de demain ;
● et déduit des modules d’information pour la future zone d’affichage conviviale et précisé les fonctions nécessaires et la souplesse auxquelles le dispositif devra répondre.
Installation collaborative d’une première zone d'accueil test (format papier)
Une maquette collaborative a été installée afin de tester la pertinence des différentes rubriques et emplacements qui composent le tableau d’affichage et également de permettre au public de proposer leurs idées et suggestions.
Installation d’une exposition collaborative du panneau
L’exposition à pu être testé auprès des habitants et des salariés de la MJC La Maison et a fait l’objet de 1er retour.
Lien de la ressource - 1
https://drive.google.com/drive/folders/1LztUwYp_bWJh1vF0D1ECHhq_YePQ0hMr?usp=sharing